Chi phí là gì? Phân loại chi phí trong doanh nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh, việc hiểu rõ chi phí là gì là việc vô cùng quan trọng với nhà quản trị doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra được những dự đoán, quản lý và sử dụng chi phí có hiệu quả. Từ đó, đơn vị có thể tối ưu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Chi phí là gì? Phân loại chi phí trong doanh nghiệp

Chi phí là gì?

Chi phí là toàn bộ các khoản hao phí lao động, hao phí công cụ – thiết bị và hao phí vật chất tính thành tiền để thực hiện một công việc nhất định. Hoặc có thể hiểu chi phí là giá trị nguồn lực được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt được mục tiêu về doanh thu và lợi nhuận. 

Việc xác định rõ chi phí là điều cần thiết, để thực hiện hoạt động một cách hiệu quả. Tính toán chi phí có ý nghĩa rất lớn trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp:

• Giúp phân tích và lựa chọn những phương án kinh doanh có lợi nhất cho doanh nghiệp
• Xác định được số lượng sản phẩm tối ưu trong một thời gian ngắn
• Đánh giá năng suất và hiệu quả của doanh nghiệp
• Từ đó định ra chủ trương giúp làm giảm thiểu chi phí, nâng cao lợi nhuận. 

Chủ doanh nghiệp nên hiểu rõ chi phí là gì

Đặc điểm chung của chi phí

Về đặc điểm của chi phí là gì? Trước hết có thể thấy chi phí là hao phí tài nguyên: bao gồm tài nguyên hữu hình và tài nguyên vô hình, vật chất và lao động của doanh nghiệp. 

Thứ hai: Những chi phí này phải gắn liền với mục đích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, không phải những chi phí cá nhân của các cá nhân trong doanh nghiệp.

Chi phí là gì? Chi phí có 3 đặc điểm chính

Thứ ba: Để được coi là chi phí cần thỏa mãn được những yếu tố sau:

• Sự giảm bớt lợi ích kinh tế trong tương lai có liên quan đến giảm giá trị khấu hao tài sản hoặc tăng mức nợ doanh nghiệp phải chi trả.
• Mức giảm đó phải được đánh giá chính xác và đáng tin cậy.
• Khoản chi phí đó phải đảm bảo nguyên tắc, và  phù hợp với số liệu thu nhập của doanh nghiệp.

Cuối cùng: một đặc điểm cực kỳ quan trọng của chi phí đó là: Chi phí cần được định lượng bằng tiền và phải xác định được trong một khoảng thời gian nhất định.

Những điều cơ bản cần biết về chi phí của doanh nghiệp

Có thể hiểu khái niệm chi phí là gì trong quản lý doanh nghiệp: Chi phí doanh nghiệp là toàn bộ chi phí sản xuất, chi phí tiêu thụ sản phẩm, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản tiền thuế gián thu mà doanh nghiệp phải bỏ ra để hoạt động kinh doanh trong một thời điểm nhất định.

Phân biệt chi phí và dòng tiền ra

Không ít chủ doanh nghiệp hiện nay còn nhầm lẫn về khái niệm giữa chi phí doanh nghiệp và dòng tiền ra. Không phải cứ phát sinh chi tiền đều được liệt kê vào chi phí.

Cần phân biệt rõ giữa chi phí và dòng tiền ra

Nhầm lẫn thường thấy nhất là: Các khoản trả trước cho người bán trong nhiều kỳ nhưng lại tính hết vào chi phí một kỳ. Trong kế toán gọi là chi phí trả trước, vì vậy cần phân biệt rõ giữa chi phí và dòng tiền ra để hạch toán trong báo cáo tài chính đúng và hợp lệ.

Ghi nhận chi phí khấu hao tài sản

Đây là sai lầm thường gặp ở một số công ty mới thành lập hoặc doanh nghiệp nhỏ khi chưa có bộ phận – phòng ban kế toán chuyên nghiệp. Doanh nghiệp thường ghi nhận toàn bộ nguyên giá tài sản vào trong phần chi phí trong phần mua, hoặc coi là chi phí đầu tư ban đầu mà không hạch toán vào các kỳ báo cáo.

Tài sản cũng là một loại hình của chi phí

Các nhầm lẫn này khiến doanh nghiệp ghi nhận thừa hoặc thiếu chi phí, dẫn đến việc đánh giá sai kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần tiến hành trích khấu hao tài sản vào báo cáo các kỳ mà không phải liệt kê một lần cho về sau.

Cần ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí trong doanh nghiệp

Có rất nhiều khoản chi phí thực tế phát sinh hàng ngày trong doanh nghiệp nhưng bị bỏ qua vì nhiều yếu tố: chi phí nhỏ lẻ, không nằm trong phần dự chi của doanh nghiệp hoặc là bỏ xót. Tiêu biểu là chi phí lương của quản lý, chủ doanh nghiệp. 

Khoản chi phí này cũng cần tính bao gồm: lương của quản lý được đưa vào chi phí quản lý doanh nghiệp, điều này đảm bảo cho việc theo dõi lợi nhuận, cấu trúc của công ty quản lý là chính xác nhất.

Phân biệt chi phí và giá trị hàng tồn kho mua vào

Khi mua sắm nguyên vật liệu nhập kho, doanh nghiệp ghi nhận toàn bộ giá trị nguyên vật liệu vào chi phí sản xuất trong kỳ là không chính xác. Vì khi nào nguyên vật liệu đó được sản xuất mới được cấu thành chi phí doanh nghiệp. Khi nguyên vật liệu còn nằm trong kho thì được coi là một dạng tài sản. Chính vì thể, doanh nghiệp cần hiểu được chi phí là gì để có thể phân biệt giữa chi phí và tài sản, từ đó có những phương pháp hạch toán nội dung đúng cách.

Giá trị của nguyên vật liệu cũng là một phần của chi phí

Chỉ ghi nhận chi phí khi nhận được hóa đơn

Một số doanh nghiệp có cách hiểu là sẽ ghi nhận chi phí khi nhận được hóa đơn từ người cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, đây có thể là hiểu sai từ doanh nghiệp bởi chi phí được thành lập khi đảm bảo được ba điều kiện bao gồm: 

• Làm giảm giá trị tài sản
• Tăng nợ phải trả.
• Được xác định đáng tin cậy và đảm bảo nguyên tắc với nguyên tắc phù hợp với doanh nghiệp.

Vậy nên, việc có hóa đơn nhưng không phát sinh khoản chi, hoặc khoản chi không phù hợp với nội dung của hóa đơn cũng sẽ khó được tính vào chi phí phát sinh. Cần hiểu rõ ngành nghề kinh doanh, và hoạt động của doanh nghiệp để ghi nhận hóa đơn cũng như chi phí hợp lý.

Phân loại chi phí doanh nghiệp

Chi phí là gì? Phân loại chi phí doanh nghiệp chủ yếu sẽ theo những cách sau:

Phân loại theo yếu tố chi phí

Điều này để dễ dàng cho việc tập hợp, quản lý chi phí theo nội dung địa điểm phát sinh, vì vậy, chi phí được phân theo yếu tố. Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, chi phí được chia làm 7 yếu tố sau:

• Yếu tố nguyên – vật liệu.
• Yếu tố nhiên liệu, động lực phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh.
• Yếu tố tiền lương và các khoản phụ cấp lương liên quan.
• Yếu tố bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
• Yếu tố khấu hao tài sản cố định.
• Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài.
• Yếu tố chi phí khác bằng tiền.

Chi phí được phân loại theo 7 yếu tố chính

Phân loại chi phí theo khoản mục chi phí

Căn cứ vào ý nghĩa của chi phí theo giá thành sản phẩm. Chi phí được phân theo khoản mục, cách phân loại dựa vào công dụng của chi phí và mức phân bổ chi phí theo từng đối tượng.

Giá thành của toàn bộ sản phẩm bao gồm 5 khoản mục chi phí sau:

• Chi phí nguyên – vật liệu trực tiếp.
• Chi phí nhân công trực tiếp.
• Chi phí sản xuất chung.
• Chi phí bán hàng.
• Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Phân loại chi phí theo công dụng

Được chia thành 3 công dụng sau:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, trực tiếp để tạo ra sản phẩm.
• Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm toàn bộ các khoản tiền lương, các khoản trích lương, chi phí mang tính chất lương cho nhân viên.
• Chi phí sản xuất chung: bao gồm toàn bộ những chi phí liên quan đến hoạt động quản lý của doanh nghiệp.

Trong doanh nghiệp có nhiều khoản chi và mỗi khoản được liệt vào những công dụng khác nhau

Phân loại theo nội dung chi phí

Muốn phân loại chi phí theo nội dung, trước tiên cần hiểu được chi phí là gì? Nội dung được phân loại thành 5 yếu tố sau:

• Chi phí nguyên vật liệu: bao gồm các chi phí sản xuất trong kỳ phát sinh.
• Chi phí nhân công: Lương và các khoản được hạch toán theo lương.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là giá trị hao mòn của tài sản cố định đã được hạch toán trong các kỳ trước.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài.
• Chi phí dịch vụ được mua bằng tiền.

Phân loại chi phí theo mối quan hệ với sản lượng sản xuất

Được phân loại thành 2 khái niệm chính:

• Chi phí cố định: Là những chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi của những yếu tố khác (mức độ hoạt động của đơn vị).
• Chi phí biến đổi: Là những chi phí thay đổi theo tỷ lệ hoạt động của mức độ hoạt động sản xuất của đơn vị.

Phân loại chi phí theo mối quan hệ với lợi nhuận

Được phân thành hai yếu tố chính:

• Chi phí thời kỳ: Là loại chi phí sẽ làm giảm lợi nhuận kinh doanh trong một số thời điểm của doanh nghiệp, bao gồm: chi phí bán hàng và chi phí sản xuất doanh nghiệp.

Thu thập, tổng hợp chi phí để tính được lợi nhuận

• Chi phí sản phẩm: Là các khoản chi phí phát sinh tạo thành giá trị của vật tư, tài sản hoặc thành phẩm và được liệt kê thành tài sản lưu động của doanh nghiệp và chỉ được quy thành phí tổn khi sản phẩm được tiêu thụ.

Phân loại theo đối tượng tập hợp chi phí và phương pháp tập hợp chi phí

Để thực hiện được cách phân loại này, trước tiên cần hiểu rõ về chi phí là gì? Sau đó tiếp tục xét theo theo 2 yếu tố:

• Chi phí trực tiếp: Là những khoản chi phí phát sinh được tập hợp trực tiếp cho một đối tượng tập hợp chi phí.
• Chi phí gián tiếp: Là loại chi phí liên quan đến nhiều loại đối tượng, do đó người ta phải tổng hợp chi phí và tiến hành phân bổ theo những tiêu chí thích hợp.

Chi phí doanh nghiệp là chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh và quản lý doanh nghiệp trên cơ sở dữ liệu thu thập từng ngày. Đây cũng được xem là khái niệm cơ bản của lĩnh vực kế toán. 

Kết luận

Việc xác định rõ chi phí giúp doanh nghiệp tính được lợi nhuận từ hoạt đồng, sau đó thể hiện trên báo cáo thu nhập của doanh nghiệp. Từ đó có những phương án, phương pháp giúp cắt giảm chi phí nhằm mục đích tăng doanh thu – lợi nhuận. Trên đây, bài viết được chia sẻ bởi công ty chứng khoán Yuanta Việt Nam.