Zero-based Budgeting là gì? Cách áp dụng phương pháp

Phương pháp Zero-based Budgeting được chọn là một trong những giải pháp tốt nhất trong việc quản lý, thắt chặt chi tiêu. Chúng ta có thể áp dụng phương pháp này cho quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp và kể cả quản lý tài chính cá nhân.  

Khái niệm của phương pháp ZBB- Zero-based Budgeting

Khái niệm của ZBB được hiểu là lập một bản kế hoạch ngân sách xác định các khoản chi phí của cá nhân, doanh nghiệp trong một đoạn thời gian nhất định (tháng/quý/năm). Các khoản lợi nhuận, tiền thu vào khi trừ đi số tiền chi tiêu là bằng không. Bạn có thể hiểu công thức của nó đơn giản như sau:

Phương pháp lập ngân sách dựa trên con số 0

ZBB = Y – I = 0

Trong đó:  

• Y là tổng chi phí thu nhập của bạn trong một khoảng thời gian nhất định, bao gồm tất cả tiền lương, phụ cấp, thưởng, những tài khoản lợi nhuận từ đầu tư, kinh doanh.
• I là tổng số tiền chi tiêu, dự định chi tiêu trong một khoảng thời gian nhất định. Nó không chỉ bao gồm tiền nhà, tiền sinh hoạt, mà còn tính cả tiền gửi tiết kiệm đối với cá nhân. Còn đối với doanh nghiệp, thì đó là chi phí của tất cả các khoản đầu tư mà doanh nghiệp phải chi ra cho các hạng mục đã được sắp xếp. 

Phương pháp này sẽ giúp bạn kiểm soát kỹ càng tài chính, tức là mỗi một dòng tiền bạn chi ra đều phải mang một mục đích, nhiệm vụ nhất định và rõ ràng. Bạn sẽ chủ động nắm rõ được nguồn tiền của mình sẽ đi về đâu, tránh và làm rõ thất thoát trong các hoạt động chi tiêu.

Các bước thực hiện phương pháp Zero-based Budgeting

Bất kỳ kế hoạch, hạng mục nào được đưa ra cũng cần sự đầu tư, thực hiện nghiêm túc, và phương pháp lập ngân sách dựa trên con số 0 cũng vậy. Thực tế, áp dụng ZBB vào quản lý tài chính cá nhân thì khá dễ dàng, bởi vì mỗi người hầu hết sẽ nắm bắt, tính toán được các khoản chi tiêu nhất định của mình.

Các bước thực hiện phương pháp ZBB

Nhưng áp dụng ZBB trong quản lý các doanh nghiệp, công ty thì lại khó khăn và rắc rối hơn rất nhiều. Bởi ở đây có rất nhiều hạng mục, khi đó chi phí đưa ra sẽ rất nhiều và khó nắm bắt. 

Các bước theo tuần tự để thực hiện phương pháp ZBB sẽ bao gồm:

1. Xác định các đơn vị, hạng mục và mức chi phí cần chi tiêu trong một mức ngân sách đề xuất.
2. Giải thích, ghi chú nội dung các hạng mục được liệt kê rõ ràng, bao gồm các hoạt động và chi phí cần thiết để hoàn thành hạng mục.
3. Thiết lập theo thứ tự, hay sắp xếp và chọn lọc những hạng mục cần ưu tiên thành một danh sách.
4. Tính toán rõ ràng cho số dư về bằng không và bắt đầu thực hiện nghiêm ngặt theo danh sách đã ghi.

 Ưu và nhược điểm của lập ngân sách dựa trên con số 0

Ngoài các lợi ích giúp tăng cường giám sát, thúc đẩy văn hóa giải trình, đem lại tính minh bạch cho các hoạt động chi tiêu ngân sách. Sử dụng ZBB còn đem lại nhiều lợi ích thiết thực nếu áp dụng:

Ưu và nhược điểm của phương pháp lập ngân sách dựa trên con số 0

• Phân bố hiệu quả các nguồn chi tiêu theo từng chi mục, nó giúp điều chỉnh tài chính theo con số thực tế mà không phải dựa vào các thông số đã kê khai trong quá khứ.
• Giúp tiết kiệm chi phí, vì nó có thể xác định rõ ràng các hoạt động, quy trình không hiệu quả. Từ đó doanh nghiệp, công ty có thể kịp thời xử lý, điều chỉnh và tối ưu hóa các mục đó để trách thất thoát tiền bạc.
• Chúng ta có thể xác định và loại bỏ các mức chi tiêu quá mức bằng cách kiểm tra lại những mục, khoản không cần thiết.
•  Nâng cao tư duy trong quá trình làm việc bằng cách luôn thay đổi, update những hạng mục để có thể bắt kịp, điều chỉnh cho phù hợp với mức ngân sách đã đưa ra. 
• Phương pháp lập ngân sách theo con số 0 mang tính linh hoạt và thích ứng. Doanh nghiệp, công ty có thể điều chỉnh, sửa đổi ngân sách nhanh chóng trong nhiều điều kiện bất lợi, không lường trước được.   

Nhược điểm

Song song với những ưu điểm không thể bàn cãi của phương pháp ZBB. Có không ít nhược điểm, yếu tố gây khó khăn khi sử dụng, bao gồm:

Áp dụng ZBB vào quản lý tài chính doanh nghiệp cần người được đào tạo bài bản

• Không giống như lập ngân sách thông thường, lập ngân sách dựa trên con số không rất rườm rà, tốn kém thời gian và phức tạp để thực hiện.
• Đối với doanh nghiệp, lập toàn bộ ngân sách từ đầu có thể cần tới sự tham gia của nhiều nhân viên từ nhiều bộ phận.
• Phân tích chi tiết mọi hạng mục và dự trù các chi phí là một nhiệm vụ khó khăn. Cần tuyển, đào tạo thêm người quản lý chuyên bên tài chính để có thể sắp xếp, ghi chú và điều chỉnh tốt hơn.

Một ví dụ áp dụng ZBB vào quản lý tài chính cá nhân.

Thực chất, không quá khó để áp dụng phương pháp ZBB vào quá trình quản lý tài chính. Nhưng nó yêu cầu chúng ta trình bày thật chi tiết các khoản thu chi rõ ràng, càng chính xác càng tốt. Cụ thể như sau:

Chúng ta cần phân loại các chi tiêu thành một nhóm, sau đó sắp xếp theo các thứ tự ưu tiên trong sinh hoạt. Quy tắc không thể phá vỡ quy tắc trong phương pháp ZBB này là các con số có thể thay đổi nhưng số dư phải quy về 0. Nếu số dư đạt mức âm có nghĩa là trong thời gian đó bạn chi tiêu vượt quá mức quy định. Còn nếu dư thì chúng ta có thể bổ sung vào các khoản tiết kiệm hay đầu tư. 

Bài học rút ra từ phương pháp Zero-Based Budgeting trong quản lý chi tiêu 

• Pay yourself first- tính toán trước, tiêu dùng sau. Thay vì chúng ta tiêu dùng trước, rồi mới lấy số dư làm tiết kiệm như những cách tiêu dùng thông thường. Thì ZBB giúp chuyển đổi, set các khoản rõ ràng ngay trước khi chi tiêu, giúp đảm bảo, kiểm soát toàn vẹn chi tiêu và số dư.
• Lên kế hoạch tiêu dùng một cách khoa học và kỹ càng.
• Kiểm soát chi phí tiêu dùng hằng tháng.
• Mang đến sự tự do trong chi tiêu, miễn là nó vẫn nằm trong khoản ngân sách đã dự tính trước.
• Nếu như chúng ta chi tiêu, sử dụng chi phí phát sinh vượt quá mức quy định. Chúng ta phải giảm một khoản chi khác như sinh hoạt, giải trí hay nhu cầu cá nhân để đảm bảo số dư luôn bằng 0.

Phân bố tiền hợp lý khi áp dụng Zero-based Budgeting trong chi tiêu cá nhân

Cách phân bố, chia tiền ra những khoản hợp lý là cách phù hợp nhất để áp dụng phương pháp ZBB. Bạn có thể sử dụng các cách dưới đây:

Phân bố tiền qua sổ chi tiêu/phong bì

Chia nguồn thu nhập ra từng mục phong bì rõ ràng là một cách không tồi. Bạn có thể dễ dàng kiểm soát mức tiêu tiền mọi lúc mọi nơi, Hoặc bạn có thể cân nhắc, luân chuyển chi tiêu phù hợp giữa các nhu cầu sao cho mức dư vẫn ở số 0. Điều này phù hợp cho những người hay sử dụng tiền mặt để chi trả các chi phí thường ngày.

Những cách phân bố tiền hợp lý

Sử dụng app quản lý chi tiêu cá nhân trên điện thoại 

Dùng app quản lý chi tiêu trên điện thoại thích hợp cho những ai hay sử dụng các phương thức thanh toán bằng thẻ. Có rất nhiều ứng dụng uy tín được ra mắt trên điện thoại để thắt chặt chi tiêu. Ngoài ra, một số app còn có thể kết nối với thẻ ngân hàng để cho người dùng dễ thuận tiện quan sát hơn rất nhiều. 

Phương pháp Zero-based-Budgeting sẽ giúp người sử dụng quản lý chặt chẽ hơn mục đích sử dụng tiền. Từ đó tránh phát sinh các trường hợp chi tiêu quá tay, thất thoát tài chính của cá nhân và doanh nghiệp. Bài viết được chia sẻ bởi Yuanta Việt Nam.