Quản lý thời gian hiệu quả với 5 quy tắc làm chủ thời gian

Mỗi ngày chúng ta đều có 24 giờ như nhau, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách sử dụng hợp lý. Quản lý thời gian hiệu quả là kỹ năng mà bất kỳ ai muốn thành công đều cần phải học hỏi. Tận dụng 24 giờ 1 ngày một cách hiệu quả sẽ giúp bạn làm việc năng suất và tận hưởng cuộc sống ý nghĩa hơn. Cùng Yuanta Việt Nam tham khảo ngay bí quyết quản lý thời gian từ những người thành công mà bạn nên học hỏi.

Quản lý thời gian hiệu quả với 5 quy tắc làm chủ thời gian

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mọi mục tiêu đề ra. Khái niệm này dùng để nói về kế hoạch tổ chức thời gian biểu với những hoạt động, nội dung cụ thể. 

Mỗi ngày đều có 24 giờ, vì vậy để sử dụng thời gian hợp lý bắt buộc bạn cần có một kế hoạch nhằm quản lý thời gian hiệu quả. Việc xây dựng kế hoạch thời gian giúp bạn tạo giới hạn đối với từng công việc mình muốn làm. Khi biết cách sắp xếp thời gian bạn sẽ xác định được thời gian nào làm việc nào, thời lượng cho từng công việc là bao lâu. Từ đó, sẽ sắp xếp được một lịch trình thực hiện công việc hiệu quả, tạo ra hiệu suất tối ưu. 

Biết cách sắp xếp thời gian hợp lý tạo nên thành công

Trong bất kỳ lĩnh vực nào của cuộc sống cũng cần quản lý thời gian. Kể đến như trong học tập, việc quản lý thời gian được thể hiện cụ thể qua thời khóa biểu lịch học. Hay trong công việc, quản lý thời gian hiệu quả chính là lên giờ làm việc rõ ràng, mỗi công việc cần thực hiện trong bao lâu. Do đó, biết sắp xếp thời gian là kỹ năng quan trọng không thể thiếu trong cuộc sống của chúng ta. Bất kỳ ai cũng cần học cách làm chủ thời gian và sắp xếp lịch trình phù hợp. 

Lợi ích từ việc biết quản lý thời gian hiệu quả

Biết cách quản lý thời gian hợp lý sẽ đem lại nhiều ý nghĩa trong cuộc sống. Cụ thể là 5 lợi ích mà Yuanta Việt Nam giới thiệu dưới đây. 

Đạt hiệu quả tối ưu trong công việc 

Trong công việc biết cách quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn tối ưu hiệu suất công việc. Cụ thể, mỗi ngày bạn sẽ có rất nhiều việc cần phải thực hiện. Tuy nhiên, để có kết quả tốt và phân bổ thời gian hợp lý buộc bạn phải có một lịch trình sắp xếp thời gian làm việc rõ ràng. 

Muốn đạt hiệu quả tối ưu trong công việc bạn cần phân bổ thời gian phù hợp. Cụ thể, việc nào gấp rút thì nên ưu tiên làm trước, lần lượt đến các công việc sau đó. Ngoài ra, ở mỗi công việc cần có một khoảng thời gian nhất định. Chúng ta không thể dành một ngày chỉ để làm duy nhất một công việc, mà cần biết phân bổ thời gian hợp lý để tận dụng tối đa. 

Nhờ việc phân bổ thời gian hợp lý giúp tăng hiệu suất công việc

Bạn sẽ thấy có rất nhiều người chật vật trong việc sắp xếp thời gian, làm nhiều nhưng không hết việc. Điều này chính là do không biết phân bổ và bố trí thời gian làm việc. Khi có nền tảng về kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ ngăn ngừa việc lãng phí thời gian và năng lượng. Tốn ít công sức hơn để hoàn thành công việc vì mọi thứ đều được tổ chức một cách logic, khoa học. Không những thế, quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian trống tiết kiệm từ việc sắp xếp công việc hợp lý.

Giảm áp lực, dành thời gian riêng cho bản thân 

Có bao giờ bạn từng gặp phải tình trạng luôn phải làm việc, thậm chí không có thời gian cho gia đình và người thân của mình? Nguyên nhân chính là do việc không biết quản lý thời gian. Cuộc sống của chúng ta có thể bận rộn, tuy nhiên nếu biết cách sắp xếp bạn vẫn có thể dành ra cho mình những khoảng thời gian để nghỉ ngơi. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả luôn thể hiện trong cuộc sống của chúng ta. Biết cách sắp xếp công việc sẽ giúp giảm áp lực cuộc sống cho bạn. Bạn sẽ không phải lo lắng mỗi ngày công việc đang đè nặng trên vai, mà nhờ biết cách quản lý thời gian hiệu quả khiến bạn thảnh thơi hơn. Do đó, học cách sắp xếp công việc hiệu quả giúp bạn giảm thiểu áp lực từ cuộc sống, cân bằng sức khỏe tinh thần. 

Khi biết phân bổ thời gian hợp lý bạn sẽ có nhiều thời gian phát triển bản thân hơn. Trau dồi và tiếp thu thêm nhiều kiến thức là cách giúp bạn thành công trong cuộc sống. Học thêm về nhiều ngôn ngữ khác, học cách quản lý tài chính, hay thêm phát triển sở thích cá nhân của mình là cách để bạn hoàn thiện bản thân. 

Bạn nên dành nhiều thời gian cho bản thân

Nắm bắt cơ hội

Biết cách quản lý thời gian là cách để bạn nắm bắt cơ hội trước mắt. Do không biết sắp xếp lịch trình, dẫn đến thiếu thời gian để suy nghĩ kỹ càng về sự việc hay vấn đề. Từ đó, đưa ra những quyết định sai lầm do không có đủ thời lượng suy xét. Ngược lại, nếu bạn biết kiểm soát thời gian tốt sẽ đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong công việc. Nhờ việc có nhiều thời gian để suy nghĩ, đánh giá vấn đề.

Cụ thể trong việc đầu tư chứng khoán, thị trường luôn thay đổi theo từng giờ. Do đó, chỉ một giây phút quyết định sai lầm cũng khiến nhà đầu tư lỗ vốn. Biết cách sắp xếp và quản lý thời gian hợp lý, nhà đầu tư sẽ dành thời gian để tìm hiểu, xem xét nên đầu tư vào công ty nào. Ngược lại, nhà đầu tư không biết sắp xếp thời gian, không có thời gian tìm hiểu thị trường sẽ đầu tư theo cảm tính. Chính điều này dẫn đến những rủi ro không thể lường trước trong đầu tư. 

Biết sắp xếp thời gian giúp bạn vươn đến nhiều cơ hội hơn

Thực hiện được những mục tiêu nhanh hơn 

Trong cuộc đời của chúng ta ai cũng sẽ có những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Do đó, để đạt được những mục tiêu cá nhân của mình bắt buộc bạn cần phải có kế hoạch cụ thể. Quản lý thời gian tốt sẽ là công cụ giúp bạn đạt được những mục tiêu cá nhân. Bạn sẽ lập ra được những hướng đi cho cá nhân mình sau đó sắp xếp từng công việc cho phù hợp để chạm đến mục tiêu. Phân bổ từng công việc với thời lượng hợp lý sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện nguyện vọng của bản thân. Rút ngắn khoảng thời gian để thực hiện các công việc sẽ là cách nhanh nhất để đạt mục tiêu. 

Quy luật quản lý thời gian hiệu quả từ người thành công 

Để quản lý thời gian hiệu quả bạn nên áp dụng những quy luật cụ thể nhằm tối ưu năng suất. Yuanta Việt Nam giới thiệu bạn một số quy tắc để sắp xếp thời gian khoa học và hiệu quả. 

Quy tắc 80/20

Có bao giờ bạn từng thắc mắc tại sao có những người thành công mà trông họ vẫn nhàn rỗi, không quá bận rộn? Điều này chính là do họ đã áp dụng thành công quy tắc 80/20 trong cuộc sống. Cụ thể, quy luật này cho rằng: 80% thành quả được tạo bởi 20% hành động có giá trị. Khi biết được ý nghĩa của quy luật này bạn có thể áp dụng vào cuộc sống của chính. 

Quy tắc 80/20 giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn

Áp dụng quy tắc 80/20 trong công việc, bạn sẽ thấy có 20% các công việc quan trọng sẽ đem đến 80% hiệu quả. Do đó, cần phải xác định công việc nào cần được ưu tiên và tạo được giá trị nhất nên được thực hiện đầu tiên. Sau đó, tập trung vào những công việc quan trọng nhất nhằm tạo ra kết quả. Và bắt đầu nới dần những công việc thứ yếu, không mang lại nhiều thành quả. 

Có rất nhiều người thường tập trung vào những công việc tiểu tiết nhỏ mà quên đi mất những công việc chính thực sự đem lại giá trị. Điều này khiến họ dù bỏ ra rất nhiều thời gian nhưng hầu như không tạo ra được những giá trị thực sự. Do đó, bạn có thể bắt đầu áp dụng quy tắc 80/20 ngay từ bây giờ để quản lý thời gian một cách hiệu quả. 

Quy tắc 40-30-20-10

Quy tắc này cũng có nét tương đồng với quy tắc 80/20, tuy nhiên nó sẽ chi tiết hơn và dành cho người không thể xác định 20% công việc quan trọng nhất là gì. Thay vào đó, bạn sẽ sắp xếp và phân bổ thời gian chi tiết cho từng công việc. Cụ thể, quy tắc này được sử dụng như sau: 

Quy tắc quản lý thời gian 40 – 30 – 20 – 10 cho công việc:

– 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất.

– 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai.

– 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba.

– 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại.

Bạn có thể áp dụng quy tắc 40-30-20-10 vào các lĩnh vực khác trong đời sống

Quy tắc này được áp dụng trong trường hợp bạn có quá nhiều công việc phải ưu tiên thực hiện trong một ngày. Do đó, mỗi công việc sẽ được sắp xếp dựa trên mức độ ưu tiên và thời gian dành cho mỗi công việc cũng dựa trên tầm quan trọng của công việc đó. Để thành công trong công việc, bắt buộc bạn phải hoàn thành được 2 công việc quan trọng thứ nhất và thứ hai. Chính vì điều đó, tổng thời lượng của 2 công việc này chiếm đến 70%. Và để thành công xuất sắc, bạn cần phải thực hiện hết 3 công việc chiếm đến 90% thời lượng. Muốn áp dụng quy tắc này thành công bạn nên xác định và sắp xếp công việc nào nên ưu tiên hàng đầu và thứ tự các công việc sau đó. 

Luật Parkinson 

Luật Parkinson cho rằng nếu thời gian bạn có cho một công việc càng dài thì công việc đó sẽ tự “nở” ra để khỏa lấp thời gian đó. Có thể hiểu đơn giản là nếu bạn càng dành nhiều thời gian cho một công việc nào thì càng tốn nhiều công sức để làm hoàn chỉnh, chỉnh chu công việc. Thay vào đó, bạn nên quản lý thời gian hiệu quả, mỗi công việc đều có thời lượng riêng. 

Để áp dụng luật Parkinson hiệu quả, bạn cần tự tạo ra áp lực thời gian cho mình, đừng bao giờ xin gia hạn. Đặc biệt những đầu việc không có thời hạn cho mình, bạn cũng phải tự tạo ra thời hạn để hoàn thành công việc nhanh nhất có thể.

Để gia tăng hiệu quả khi áp dụng quy luật Parkinson, bạn cũng có thể áp dụng kèm theo phương pháp 2 phút. Phương pháp này nói rằng việc gì mà bạn cảm thấy có thể làm từ 2 phút trở xuống thì nên làm ngay, không trì hoãn. Khi gặp việc nào đó, thay vì đắn đo: “Liệu có nên làm nó ngay không?”, bạn hay nghĩ: “Việc này có dưới 2 phút không?” Nếu dưới 2 phút, bạn hãy làm luôn, nếu không thì cho vào danh sách để sau làm. 

Càng kéo dài thời gian càng khiến công việc bạn bị trì trệ

Quy tắc 4D –  Do, Dump, Delegate, Defer

Quy tắc này khá dễ để áp dụng và ghi nhớ trong đời sống, bạn có thể áp dụng để quản lý thời gian trong cuộc sống hiệu quả hơn. 

• Do (làm): Ưu tiên giải quyết nhanh chóng những công việc đang ưu tiên và quan trọng. Đừng chần chừ mà hãy xử lý toàn bộ công việc quan trọng để đem lại giá trị trước.
• Dump (từ bỏ): Có những công việc mà thật sự không cần thiết và không đem lại giá trị cho bạn. Hãy sẵn sàng từ bỏ chúng hoặc nên lùi lại để làm sau cùng, thay vào đó hãy dành thời gian cho các công việc thực sự tạo ra giá trị trước.  
• Delegate (Giao việc): Trong công việc, bạn cần sự hợp tác và làm việc nhóm để tạo ra giá trị. Nếu công việc này cần phải làm nhưng người khác có thể làm tốt hơn bạn, hãy giao việc cho người đó. Bạn đừng cố gắng ôm việc quá nhiều khiến bạn không thể hoàn thành công việc đó.  
• Defer (hoãn lại): Bạn không làm việc đó ngay bây giờ được? Vậy thì hãy lấy cuốn sổ tay và lập kế hoạch thời gian mà bạn sẽ làm việc đó. Lưu ý không nên hoãn quá nhiều công việc. 

Quy tắc 4D hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả

Quy tắc Pomodoro

Nếu bạn thuộc tuýp người khó tập trung nhưng phải xử lý rất nhiều công việc thì bạn có thể ứng dụng phương pháp Pomodoro. Đây là quy tắc quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Bạn có thể áp dụng quy tắc này khi bạn có quá nhiều công việc cần phải xử lý nhưng thời gian lại không cho phép. Cụ thể được áp dụng như sau: 

• Bước 1: Xác định công việc mà bạn cần ưu tiên thực hiện trước để hoàn toàn tập trung hết năng lượng tạo ra giá trị cho công việc này
• Bước 2: Cài đặt Pomodoro 25 phút (có thể gia giảm thời lượng phù hợp với mức độ của công việc đó). Ở bước này bạn cần rèn luyện cho trí não rằng bạn nhất định phải hoàn thành công việc này trong khoảng thời gian đặt ra. 
• Bước 3: Tập trung hết sức lực để hoàn thành nhiệm vụ cho đến khi đồng hồ bấm giờ kêu. Nếu trong lúc làm việc mà bạn nghĩ ra việc gì đó cần làm, hãy ghi lại nó ra giấy và ngay lập tức quay lại với công việc đang làm.
• Bước 4: Khi hoàn thành bạn hãy ghi chép lại những việc mình đã làm và nhìn nhận hiệu quả khi đã tập trung hết sức. Sau đó hãy cho mình thời gian giải lao khoảng 5-10 phút, tùy vào thời gian đã làm việc. Hãy thực sự tận hưởng khoảng thời gian này.
• Bước 5: Sau khi hoàn thành 4 kỳ Pomodoro liên tiếp, tức là 4 chu kỳ làm việc liên tục trong 25 phút. Bạn hãy giải lao dài (15-30 phút). Đây là khoảng thời gian bạn xứng đáng được hưởng thụ. 

Trên đây là 5 quy tắc quản lý thời gian mà bạn có thể áp dụng trong cuộc sống và công việc của mình. Tùy vào thói quen, số lượng công việc mà bạn có thể lựa chọn quy tắc nào phù hợp với bản thân nhất. Điều quan trọng là bạn cần có sự nghiêm túc thực hiện theo đúng những chỉ dẫn mà quy tắc đó đưa ra và hoàn thiện bản thân hơn. 

Những thói quen giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn 

Bạn muốn rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Cùng Yuanta Việt Nam tìm hiểu những thói quen giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn. 

Đặt ra mục tiêu

Trong cuộc đời chúng ta ai cũng sẽ có những mục tiêu cuộc sống riêng. Cụ thể là những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Do đó, cách để quản lý thời gian tốt nhất đó chính là bạn nên đặt ra những mục tiêu riêng cho bản thân. Chi tiết hóa từng mục tiêu trong các lĩnh vực khác nhau. 

Ví dụ, trong công việc bạn muốn trong 2 năm tới sẽ có sự thăng tiến như thế nào, hay trong việc học tập bạn cần đạt được những mục tiêu gì. Việc chi tiết hóa các mục tiêu cho từng lĩnh vực sẽ giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý cho từng công việc cụ thể. 

Đưa ra mục tiêu rõ ràng giúp bạn hướng đến sắp xếp thời gian phù hợp

Liệt kê công việc hằng ngày 

Cách để quản lý thời gian tốt nhất đó chính là bạn cần biết chính xác hôm nay mình cần làm gì. Một ngày có thể chúng ta sẽ cần phải làm rất nhiều công việc, do đó để làm việc hiệu quả và năng suất nhất. Bạn nên lập ra một thời gian biểu rõ ràng, thời gian định mức cho từng công việc là bao nhiêu. Từ đó sẽ phân bổ lịch trình làm việc trong ngày. 

Ngày nay, có rất nhiều công cụ hỗ trợ việc quản lý thời gian. Cụ thể như các loại app dùng để ghi chú các nội dung làm việc trong ngày. Các app này sẽ giúp bạn quản lý sâu sát các công việc cần làm, ngoài ra bạn còn có thể chia sẻ không gian làm việc này với đồng nghiệp. Từ đó giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc giữa các thành viên trong công ty. Một số app bạn có thể tham khảo như: Trello, Notion, Click Up, 1Office,….

Sắp xếp công việc dựa trên tính ưu tiên của từng công việc 

Nếu bạn đã từng rơi vào hoàn cảnh làm việc rất nhiều nhưng hầu như không thể xong việc chính là do bạn chưa biết quản lý thời gian. Hãy sắp xếp công việc dựa trên tính cấp thiết của chúng. Cụ thể có những việc bạn không thể làm chúng vào thứ 7, Chủ Nhật, hãy hoàn thành chúng trước thứ 6, để tránh những rủi ro xảy ra. Ngoài ra, việc sắp xếp công việc theo tính ưu tiên sẽ giúp bạn tối ưu hiệu suất làm việc. Dù không cần làm quá nhiều nhưng bạn vẫn có thể tạo ra giá trị nhờ việc hoàn thành những công việc quan trọng. 

Sắp xếp công việc khoa học giúp bạn tiết kiệm thời gian

Như trong đầu tư chứng khoán, giờ giao dịch chỉ trong khoảng từ 9h sáng đến 15h chiều từ Thứ 2-Thứ 6. Nhà đầu tư chỉ có thể giao dịch, mua bán chứng khoán trong các khung giờ này. Do đó, bạn cần sắp xếp thời gian phù hợp để dành thời gian giao dịch khi có thể. Thị trường chứng khoán luôn có những sự biến đổi bất ngờ. Do đó, thị trường chứng khoán ngày thứ 6 có thể khác hoàn toàn với ngày thứ 2. Bạn cần sắp xếp thời gian và đưa ra chiến lược phù hợp trong đầu tư nhằm thu được mức lợi nhuận như mong muốn. 

Tìm ra khung giờ phù hợp cho bản thân

Mỗi người sẽ có một khung thời gian làm việc hiệu quả hơn hẳn các khung giờ khác. Sẽ có rất nhiều người tập trung tối đa và thực sự tạo ra hiệu suất trong những khoảng thời gian đầu ngày từ 7-9h vì đó là lúc họ có nhiều năng lượng nhất. Tuy nhiên, cũng sẽ có nhiều người, khoảng thời gian họ tạo ra hiệu suất là khi bị áp lực thời gian từ 5-7h tối. Do đó, hãy quan sát hiệu quả làm việc của bản thân vào từng khung giờ khác nhau trong ngày để tìm ra “giờ vàng” của mình. Sau đó bạn hãy cố gắng sắp xếp làm những việc cần sự tập trung, tỉnh táo, sáng tạo nhất vào khung giờ này.

Tạo lập tính kỷ luật 

Việc quản lý thời gian sẽ không hiệu quả nếu bản thân bạn không tự rèn luyện cho mình tính kỷ luật. Bởi lẽ, mọi lịch trình đều do bạn tự sắp xếp do đó bạn cần là người tự mình quản lý thời gian và thực hiện theo kế hoạch đã đề ra. Đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó. Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí nhưng hãy tập từ từ, bạn sẽ quen. Khi đó mọi thứ sẽ được theo ý và chắc chắn bạn sẽ thấy rằng bạn có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc, sẽ kết thúc tình trạng ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại không được như ý.

Trên đây là 5 thói quen chính trong cuộc sống giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn. Hiểu và áp dụng những quy tắc sắp xếp thời gian sẽ giúp bạn tạo ra nhiều giá trị hơn. Trên đây là bài viết được chia sẻ bởi công ty chứng khoán Yuanta Việt Nam!